В октябре стартовал эксперимент Минтранса по переходу на электронное оформление грузоперевозок, в котором участвуют 5 субъектов Российской Федерации (Московская, Калужская, Рязанская область, Краснодарский край, Республика Татарстан) и более 15 крупных компаний, среди которых «Магнит», «Мираторг», Wildberries, «Газпромнефть БМ» и другие. Что же изменится в связи с этим нововведением и какой будет жизнь перевозчиков после окончания тестового режима?
За переход на электронные транспортные накладные крупные грузоперевозчики ратовали давно: меньше бумажной волокиты, проще налаживать и отслеживать процессы, связанные с документооборотом, следить за цепочкой «погрузка – перевозка – отгрузка», отправлять данные в госорганы...
Например, компания «ВкусВилл» свой внутренний документооборот оцифровала ещё год назад (при этом в госэксперименте участия не принимает, хотя ее опыт был бы полезен всем остальным), сделав ставку на QR-коды, благодаря которым вся информация о товаре оперативно поступает и в систему «1С», и на склады.
В этом году Минтранс, наконец, решил взяться за дело засучив рукава. Поэтому 1 октября и начался эксперимент. Собственно, 31 октября его и завершили (да, он длился всего месяц), и теперь настало время сбора мнений, анализа собранных данных и дальнейшей доработки проекта.
Главная цель его – не только в обозримом будущем обеспечить полный переход на электронный документооборот всех автотранспортных компаний в России, но и сделать процесс грузоперевозок более «прозрачным» – как для отправителей и получателей товаров, так и для контролирующих госструктур.
Во время эксперимента участники вместе с электронными путевыми листами и транспортными накладными по старинке заполняли и бумажные документы, что, конечно, сказывалось на скорости оформления. Впрочем, система всё же выработалась и «обкаталась». Схематично весь процесс выглядел примерно так:
1. Грузоотправитель формирует электронную транспортную накладную с уникальным идентификационным номером на логистическом сервисе оператора ЭДО (Электронный ДОкументооборот). Документ содержит сведения об отправителе, получателе, пунктах погрузки/разгрузки, наименованиях товара, данных об автомобиле и т. д. Его должны подписать сотрудник склада (простая электронная подпись) и менеджер по логистике (усиленная квалифицированная электронная подпись). После чего все сведения отправляются через оператора в специально созданную для этих целей информационную систему Минтранса «Суперсервис 22».
При этом «Суперсервис 22» верифицирует все поступившие данные, а в случае несостыковок через операторов ЭДО сообщает об этом грузоотправителю и грузополучателю.
2. После доставки груза происходит аналогичный обмен подписями (сотрудник, менеджер, а также водитель и менеджер перевозчика).
3. Подписанная накладная отправляется всем участникам процесса грузоперевозки.
Первичные документы, созданные через ЭДО, можно получить в любой момент или передать контролирующим органам по запросу. Это удобно, потому что раньше «первички» необходимо было хранить 5 лет в бумажном виде, и всегда оставался риск их утери или порчи.
Что касается оформления электронного путевого листа, с помощью которого контролируется работа водителей, то пока сценарий такой: в созданном электронном документе фиксируются все регистрационные данные о перевозчике, даты предрейсовых осмотров, контрольные путевые точки, адрес доставки и так далее. Затем ЭПЛ заверяется электронной подписью через оператора ЭДО и «Суперсервис 22». После доставки груза и возвращения водителя путевой лист также визируется электронной подписью.
Подводные камни
Больше всего грузоперевозчиков во всем этом эксперименте беспокоит возможность утечки коммерческих данных. Ведь пока даже Минтранс не знает, где и на какой платформе будут храниться собранные сведения. К тому же никто не застрахован от технических сбоев, так что вопрос о надёжности ЭДО остаётся открытым.
Кроме того, некоторые госорганы (например, ГИБДД или Ространснадзор) не работают с электронными версиями документов, а значит, грузоперевозчики будут вынуждены дублировать накладные и путевые листы в бумажном виде, пока не решится проблема с техническим оснащением проверяющих и поправками в ПДД.
Остается также открытым вопрос от тарифах на услуги операторов ЭДО (ходят слухи, что средняя стоимость одного документа составит от 10 до 30 р.). Плюс грузоперевозчикам придётся в обязательном порядке оснастить водителей мобильными устройствами и, скорее всего, купить отдельный сервер для хранения своих архивов. Это мы еще не говорим о том, что далеко не все российские перевозчики перешли на автоматизированный электронный документооборот внутри собственной компании (добавим траты на разработку программного обеспечения или покупку уже существующего… впрочем, рано или поздно всё равно настанет необходимость перехода).
В общем, пока еще до окончательного перевода на ЭДО далеко. Но, как бы то ни было, начало положено и уже решено, что летом 2021 года пройдет второй этап эксперимента, а в конце IV квартала электронные документы будут использоваться не только для внутренних перевозок, но и в работе с контрагентами. А далее переход на виртуальный документооборот ждёт всех повсеместно.